Jenis-Jenis perlatan arsip
1. Filing Cabinet
Peralatan ini merupakan
"idola"
dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang
paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih
5.000 lembar arsip ukuran surat yang
disusun secara vertikal berderet kebelakang.
Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Rotary (alat penyimpanan berputar)
2.
Rotary (alat penyimpanan berputar)
Semacam
filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara
lateral.
Lemari Arsip
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping
(lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.
Rak Arsip
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.
Map Arsip
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
Stopmap folio,
map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.
Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.
Snelhecter
Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Hanging folder, folder
yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging
folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
Tab
Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
Badan
Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide
Guide ditempatkan di depan
folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio
atau A4, maka badan guide
dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide
juga kecil.
Ordner
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm
yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara
lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Ordner
Stapler
8. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:
stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
Perforator
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner.
Perforator
Numerator
10.
Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya,
numerator dibedakan sebagai berikut.
Numerator
kecil, yaitu
numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
Numerator
besar, yaitu
numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.
. Alat Sortir
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.
Baki Surat/Paper Tray
Tickler file
Tickler file
Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
Cardex (card
index) cabinet
15. Cardex (card index) cabinet
Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada
map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.
Tickler file
Tickler
file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh
tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip
Rak/laci kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Microfilm terdiri dari:
a.
Alat pemotret, yang
menghasilkan foto dalam bentuk klise
(negative film) yang kecil.
b.
Rol film,
adalah klise
(negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c.
Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film,
agar dapat ditampilkan pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
Komputer
Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Bagian –bagiankomputer.
Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:
a.
Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input
yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun
program kedalam
Central Processing Unit (CPU).
b.
Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard danhasilpengolahankomputer.
c.
Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.
d.
Punched Card, adalah media
input atau
output, yang berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.
e.
Printer (mesincetak), adalahperalatan output
yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.
f.
Kertas
Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.
g.
Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.
h.
Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang akandisimpan di disk,
harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk,
antara lain:
1)
Disk Box storage, yaitu semacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.
2)
Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari
plastic ataukulit.
3)
Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling
cabinet atausemacamnya.
Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk
yang telahditempatkanpadakantong plastic bening
Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash
disk, CD (compact
disk), kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash
disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
